Vereinsrecht/Vorstand
Der Vorstand ist ein vom Gesetzt vorgeschriebenes Vereinsorgan.
Wer
Wenn in der Satzung nicht geregelt, besteht der Vorstand aus nur einer Person.
Zum Vorstand i.S. des § 26 BGB gehört nur, wer zur gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung des Vereins befugt ist (und nicht der Kassierer, Schriftführer, usw) - empfohlen: mindestens 2 Personen mit Einzelvertretungsmacht.
Es empfiehlt sich den Vorstand i.S. des § 26 BGB und den Gesamtvorstand (Vorstand i.S. der Satzung) voneinander zu abzugrenzen.
Ein Nichtmitglied darf auch im Vorstand gewählt werden.
Wie
Wahl
Die Bestellung des Vorstands erfolgt durch Beschluss der Mitgliederversammlung, wenn nicht anders in der Satzung geregelt.
Die Satzung bestimmt das Wahlverfahren. Wenn nicht geregelt, es wird vom Versammlungsleiter bestimmt (Gesamt- oder Einzelabstimmung)
Um die Wahl wirksam zu machen, müssen die Gewählten die Bestellungserklärung annehmen. Nimmt der Gewählte die Wahl nicht, ist ein neuer Wahlgang erforderlich (und nicht einfach der Kandidat mit der nächst höheren Stimmenzahl).
Anmeldung
Die Vorstandsmitglieder sind verpflichtet jede Änderung im Vorstand i.S. des BGB (und nicht im Gesamtvorstand) zur Eintragung ins Vereinsregister anzumelden. Das Registergericht prüft, ob die Änderungen nach der Satzung und vorliegenden Urkunden gerechtfertigt sind. Wiederwahlen müssen nicht angemeldet werden, aber es empfiehlt sich diese dem Registergericht formlos mitzuteilen.
Der noch nicht eingetragene, aber bestellte Vorstand, ist zu allen Rechtsgeschäften berechtigt. Der alten Vorstand darf verbindliche Rechtsgeschäfte mit Dritten durchführen (§ 68 BGB).
Befugnis und Aufgaben
Dem Vorstand obliegt die
- Vertretung des Vereins und
- die Geschäftsführung
- Jede Vertretungshandlung nach außen ist eine Geschäftsführung.
Vertretungsmacht
Die Vertretungsmacht des Vorstands ist grds. unbeschränkt.
Der Verein kann von den Vorstandsmitgliedern gemeinsam oder einzeln vertreten werden (nach der Satzung).
Willenserklärungen können einem Vorstandsmitglied zugehen (hier gilt Einzelvertretungsmacht, sog. Passivvertretung). Das gilt auch für Kenntnis (Kündigung mitteilen) und Wissen (Wissen eines Vorstandsmitglieds ist Wissen des Vereins).
Vollmachtserteilung an Dritten oder Mitgliedern ist erlaubt.
Geschäftsführung
Der Geschäftsführung gehören:
- tatsächliche Tätigkeiten: Buch- und Kassenführung
- rechtsgeschäftliche Tätigkeiten: Einstellung von Personal, Anmietung von Räumen
Wenn nicht in der Satzung geregelt, kann der Vorstand die Geschäftsführung nicht übertragen.
Der Vorstand kann aber für einzelne Geschäfte (z.B. Kassenführung):
- Aufträge oder Vollmachten erteilen,
- Hilfspersonal zur Erledigung der Geschäfte einstellen.
Geschäftsführungspflichten
Jedes Vorstandsmitglied kann bei Verletzung der ihm obliegenden Pflichten dem Verein haftbar sein.
Haftung/Sorgfaltspflicht
Der Vorstand haftet dem Verein für ein Verschulden bei der Geschäftsführung.
Der Vorstand haftet schon für leichte Fahrlässigkeit (kann in der Satzung ausgeschlossen werden). Beispiele für leichte Fahrlässigkeit (wenn ein solcher Fehler auch dem Durchschnittsmenschen in dieser Situation gelegentlich unterlaufen kann - "Das kann vorkommen"):
- Der Fall eines Dachziegels, wenn der Dachdecker es nicht festgehalten hat.
- Das Fegen einer Kaffeetasse, wenn die Sekretärin zu schnell eine Arbeit erledigen wollte.
- Übermüdung beim Fahren
- geringfügige Überschreitung der zulässigen Höchstgeschwindigkeit (ca. 10 km/h)
Verletzung der Sorgfaltspflicht durch:
- Steuerrückerstattungsanträge beim Finanzamt nicht gestellt,
- Versäumnis, Mitgliederbeiträge einzuziehen,
Um Verletzungen der Pflichten zu vermeiden, jeder, der ein Vorstandsamt beantragt, sollte:
- über die notwendige Zeit verfügen,
- die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse haben.
Die Geschäftsführung wird gerade an die Leute übertragen, die die Aufgaben mit deren Schwierigkeiten und Risiken beherrschen.
TODO: es gibt noch mehr Infos dazu.
Erhaltung des Vereinsvermögen
ist die Pflicht:
- die fälligen Vereinsbeiträge von den Mitgliedern zu erheben.
- kein Vereinsvermögen unter den Mitgliedern aufzuteilen.
Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens
ist die Pflicht,
- bei Überschuldung
- die Aktivposten nicht mehr die Passivposten decken.
- oder bei Eintritt der Zahlungsunfähigkeit
- Zahlungseinstellung (bankruptcy) - dauernd und nicht bloß vorübergehende Zahlungsunfähigkeit.
- die Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu beantragen
Bei schuldhafter Verzögerung der Stellung des Insolvenzantrags sind alle im Verein für den entstandenen Schaden haftbar.
Rückschluss: Bei Verschuldung keine weitere Geschäfte machen und sofort den Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens stellen.
Buchführungspflicht
Grds. Vereine sind nicht buchführungspflichtig. Jedoch kann das Finanzamt den Verein zur Buchführung auffordern, wenn (§ 141 AO):
- der jährlichen Gesamtumsatz 500 000€ oder
- der Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr 50 000€ übersteigt.
Die Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben müssen:
- vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden,
- belegt sein (durch einen Eigenbeleg),
- 10 Jahre aufbewahrt sein
- TODO: können wir sie àls Daten auf dem Computer ohne Papier aufbewahren?
Überlassung der Buchführung an einem Dritten (Steuerberater) ist möglich.
- TODO Kommentar: Ein Open Souce Verein sollte erfahren wie man Buchführung macht, diese opensourcen und möglichst viel automatisieren.
Pflichte gegenüber der MV
- Auskunftspflicht
- auf alles antworten in der MV.
- außer ein Schaden für den Verein entstehen könnte - Einzelheiten aus laufenden Vertragsverhandlungen, Datenschutz und Persönlichkeitsrechte.
- Außerhalb der MV ist der Vorstand nicht verpflichtet, einzelnen Mitliedern Auskunft zu geben.
- Rechenschafts- und Geschäftsbericht:
- das ist die "Lage des Vereins". Kassenbericht.
- Entwicklung der Verhältnisse: Zu- und Abgang von Mitgliedern, Einnahmen und Ausgaben, Prozessen, besondere Ereignisse, Jahresabschluss (!).
Weitere Pflichten
- Schweigepflicht über vertrauliche Vorgänge und Mitteilungen. Die Öffentlichkeit kann von der MV ausgeschlossen werden.
- Berufung der Mitgliederversammlung nach der Satzung
- Anmeldungen zum Vereinsregister vornehmen, bei:
- Satzungsänderungen
- Änderungen in der Zusammensetzung des Vorstands (nicht Wiederwahl)
- Einreichung der Bescheinigung über die Mitgliederzahl auf Verlangen dem Registergericht.
- Einreichung der vollständige Mitgliederliste auf Verlangen einem Mitglied.
- Auskunftspflicht gegenüber der MV (Bücher und andere).
- Herausgabepflicht nach Beendigung des Amtes:
- z.B. Vereinsbücher, Kartei, Korrespondenzen, Geschäftsunterlagen, Geld, Wertsachen, Festplatten, Schlüssel, ...
- die Beschlüsse der MV ausführen
- Weisungen der MV nachzukommen (falls nicht in der Satzung geregelt)
Entgelt
Falls nicht in der Satzung geregelt, ist die Vorstandsarbeit ehrenamtliche Tätigkeit.
- Vorstandsmitglieder, Kassierer, Schüler, Studenten, Arbeitslose und Rentner (alle Tätigkeiten im ehrenamtlichen Bereich) können eine Ehrenamtspauschale (Freibetrag) in Höhe von 500€ erhalten. (§ 3 Nr.26a EStG, Beispiele, Mehr info)
- solange die Tätigkeit ehrenamtlichen und nebenberuflich ausgeübt wird (nicht mehr als 1/3 der Zeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs)
- Falls an Vorstandsmitglieder für Vorstandstätigkeiten - dies muss in der Satzung stehen.
- z.B. Die Vorstandsmitglieder sind grds. ehrenamtlich tätig. Die Mitgliederversammlung kann eine jährliche pauschale Tätigkeitsvergütung für Vorstandsmitglieder beschließen.
- An Vorstandsmitglieder für Vereinstätigkeiten - muss nicht in der Satzung stehen.
- Aufwendungen (Reisekosten, Post- und Telefonspesen, Beherbergungs- und Verpflegungskosten, Internetkosten, Kosten für Arbeitskleidung und Büromaterial) sind ohne Regelung in der Satzung erstattungsfähig, soweit sie erforderlich sind und sich in einem angemessenen Rahmen halten.
- Der Ersatz tatsächlich entstandener Auslagen (z. B. Büromaterial, Telefon- und Fahrtkosten)
- sind auch ohne entsprechende Regelung in der Satzung zulässig. Der Einzelnachweis der Auslagen ist nicht erforderlich, wenn pauschale Zahlungen den tatsächlichen Aufwand offensichtlich nicht übersteigen. (Quelle - IV C 4 - S 2121/07/0010)
Beschlussfassung und Vorstandssitzung
Wenn in der Satzung nicht geregelt, gelten für die Beschlussfassung die gesetzliche Vorschriften über die MV:
- Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen.
- Das gilt für den Vorstand i.S. des BGB und den Gesamtvorstand.
Vorstandssitzung
fasst die Beschlüsse des Vorstands.
Einladung zur Vorstandssitzung
Wenn nicht in der Satzung geregelt, ist der Vorsitzenden des Vorstands (bei Verhinderung sein Stellverteter) verantwortlich. Die Aufgabe kann deligiert werden, muss aber klar sein wer den Auftrag gegeben hat.
Das Gesetzt sieht keine bestimmte Form vor - kann schriftlich, telefonisch, durch E-Mail. Wenn keine Frist in der Satzung, dann muss sie nicht eingehalten werden. Die Ladungsfrist kann in der Geschäftsordnung bestimmt werden. Bei unaufschiebbare Dinge darf man sich nicht dran halten.
Leitung und Protokoll
- Leitung - default vom Vorstitzenden.
- Sitzungsprotokoll - keine Vorschriften. Ist aber empfohlen.
Beschlussfähigkeit
im Gesetzt nicht ausdrücklich geregelt. Wenn nicht in der Satzung geregelt ist der Vorstand beschlussfähig wenn
- die Einladung ordnungsgemäß war und wenigstens ein stimmberechtigtes Vorstandsmitglied erscheint. Vertretung ist nicht möglich.
Ist der Vorstand nicht vollständig besetzt, kann er keine Beschlǘsse fassen.
Wirksamkeit von Beschlüssen
Fehler bei der Einladung, macht die Beschlüsse nichtig.
Wenn kein Vorstandsmitglied dies widerspricht, können Beschlüsse ohne Einhaltung der Satzung wirksam gefasst werden - am besten in das Sitzungsprotokoll den Widerspruch aufnehmen.